Onnistunut muutos edellyttää tietoa, sitkeyttä ja sitouttamista

Tiedolla johtamisen tasoja on monia. Ratkaisevaa on, että tieto on eri ihmisten käytettävissä ja että sitä osataan hyödyntää oikein – niin isoissa transformaatioissa kuin päivittäisissä asiakaskohtaamisissakin, kirjoittaa Fonectan muutoshankkeiden ja projektien johtamisesta vastaava Tanja Niittymäki.

Tiedolla johtaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että käytettävissä on riittävästi oikeanlaista tietoa, jota pystyy käsittelemään ja jonka pohjalta voi tehdä päätöksiä. Tällöin päätöksenteko perustuu faktoihin eikä mielipiteeseen tai mutu-tuntumaan.

Tiedon lähteitä ajatellessa moni miettii ensimmäiseksi tietokantoja, exceleitä tai erilaisia raportteja. Niistä kuitenkin puuttuu tiedon inhimillinen puoli. Yksinkertaisimmillaan tietoa saa kuuntelemalla ja juttelemalla toisten ihmisten kanssa. Kollegat ja asiakkaat ovat erinomaisia tiedonlähteitä, joita kohtaamme päivittäin.

Mihin niitä exceleitä sitten tarvitaan? Kokemukseni mukaan kvantitatiivinen ja kvalitatiivinen tieto tukevat ja täydentävät toisiaan. Tietokannat ovat monella tapaa hyödyllisiä: niiden avulla voimme kerätä tietoa yrityksistä ja päättäjistä sekä louhia tärkeää tietoa asiakkaiden ostokäyttäytymisestä.

Kaikilla tulee olla pääsy tietoon

Tiedon hyödyntämisen tulisi aina johtaa johonkin tekemiseen, välillä ihan konkreettiseen muutokseen. Itse tieto ei sinällään ole arvokasta, vaan se, miten tietoa käyttää. Yritysjohto hyödyntää tietoa strategiseen päätöksentekoon, liiketoimintasuunnitelmien rakentamiseen ja kilpailuympäristön ymmärtämiseen. Operatiivisella tasolla tiedon avulla voi tehdä toimenpiteitä vaikkapa asiakaspoistuman vähentämiseksi.

Tiedolla johtamiseen liittyy myös vääriä uskomuksia. Kuulen usein väitettävän, että dataa ei ole riittävästi, se ei ole oikeanlaista tai siihen ei ole itsellä pääsyä. Moni myös ajattelee, että tiedolla johtaminen on vain ylemmän johdon agendalla. Näin asia ei ole, vaan kaikilla organisaation tasoilla on oltava pääsy heille asiaankuuluvaan, ajantasaiseen tietoon. Me esimerkiksi käytämme sellaisia järjestelmiä, kuten Salesforcea, johon kaikki pääsevät tarvittaessa.

Ennakointi ja muutosvalmius olennaista

Mitkä seikat ovat menestymisen kannalta oleellisia? Yrityksen kuin yrityksen on mielestäni hyvä osata ennakoida ja tunnistaa toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. Etenkin asiakkaita tulee kuunnella herkällä korvalla.

Esimerkiksi Fonectalla digitalisoimme koko palvelutarjoomamme, kun huomasimme, ettei printti enää vastaa asiakkaiden tarpeisiin. Toimintaympäristön digitalisoituminen tarkoittaa meille myös sitä, että B2B-asiakkaidemme ostokäyttäytyminen on muuttunut. Se taas tarkoittaa, että meidän on muutettava ja kehitettävä omaa tapaamme palvella asiakkaitamme.

Näin menestyt transformaatiossa

Isojen muutosten onnistunut läpivieminen on monen tekijän summa. Kokosin lähes parinkymmenen vuoden kokemukseni perusteella aineksia transformaation tueksi:

• Hyvä kuva nykytilasta ja selkeä tavoite mihin halutaan päästä. Jos nämä kaksi ovat yrityksellä kunnossa, asiat ovat jo hyvällä mallilla. Tiedolla johtamista kannattaa hyödyntää nimenomaan tilannekuvan muodostamisessa ja tavoitteen kirkastamisessa.
• Ihmisten mukaan saaminen. Yksikään muutos ei tapahdu ilman siihen sitoutuneita ihmisiä. Tärkeintä on, että ihmiset ymmärtävät, miksi muutos on tarpeen, sillä omia totuttuja tapoja tulee olla valmis vaihtamaan. Tähän liittyvät olennaisesti myös odotusten hallinta ja riittävä viestintä.
• Kyky konkretisoida haluttu muutos. Muutoksen kuvaaminen ei saa jäädä yläpilvihöttöön, se tulee osata suunnitella ja priorisoida. Usein transformaatiot ovat pitkäkestoisia, jolloin ne pitää pystyä palastelemaan pienempiin kokonaisuuksiin.
• Herkkyys päivittää suunnitelmaa. Tilanteet ja toimintaympäristö muuttuvat matkan varrella. Asiakkailta ja henkilöstöltä saatu palaute ja sen mukaiset päivitystarpeet tulee huomioida.
• Muutoksen läpivieminen vaatii sitkeyttä. Suunnitellut asiat pitää viedä kaikkien tasojen läpi. Ensimmäisellä kerralla ei aina onnistuta, joskus vaaditaan enemmän yritystä. Muutos on totta vasta kun tekeminen arjessa on muuttunut.
• Esimerkillä johtaminen. Kulmahuoneesta käsin on vaikeaa johtaa muutosta. Täytyy olla itse valmis käärimään hihat – silloin muidenkin on helpompi lähteä muutosmatkalle mukaan.

Markkinoinnin murros -blogisarjassa fonectalaiset ottavat kantaa digimarkkinoinnin trendeihin ja tulevaisuuteen.