Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa (”Tietosuojaseloste”) kerrotaan:

• mitkä ovat Fonectan yhteystiedot
• mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
• Tilaajatietokannan osalta
• Kuluttaja-asiakkaiden asiakasrekisterin osalta
• Yritysasiakkaiden asiakasrekisterin osalta
• Päättäjärekisterin osalta
• Fonectan rooli henkilötietojen käsittelijänä
• mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet
• mitkä ovat muita käyttötarkoituksia Fonectan keräämille henkilötiedoille
• miten Fonecta toteuttaa palveluidensa tietoturvaa
• miten Fonecta mahdollisesti jakaa tietoja
• siirtääkö Fonecta tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle
• miten Fonecta voi muuttaa tätä selostetta

Selosteessa kuvataan myös periaatteet ja käytännöt, miten Fonecta Oy:ssä (jäljempänä ”Fonecta”) käsitellään henkilötietoja.

Tässä Tietosuojaselosteessa olevia kohtia voidaan kohdasta riippuen soveltaa joko yksityishenkilöihin, yrityksiin tai molempiin.

Fonecta noudattaa kaikkien henkilötietojen käsittelyssä voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679, Suomen tietosuojalakia ja lakia sähköisten viestinnän palveluista 2014/917 (”Tietosuojasäännökset”), henkilötietoja käsitellessään.

 

Rekisterinpitäjän tiedot

Fonecta Oy (y-tunnus 1755007-6)

PL 6

00521 Helsinki
Käyntiosoite: Firdonkatu 2T 151, 00520 Helsinki

Tietosuojavastaava
Jari Puhakka
Fonecta Oy
Firdonkatu 2T 151, 00520 Helsinki
tietosuoja@fonecta.com

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Alla on kuvattu henkilörekisterikohtaisesti mitä henkilötietoja Fonecta kerää, henkilötietojen käsittelytarkoitukset, käsittelyn oikeusperusteet ja tietojen luovutukset.

 

Tilaajatietokanta

Fonectan tilaajatietokanta sisältää Fonectan yhteystietopalveluissa julkaistavien henkilöiden henkilötietoja. Rekisterin sisältämät perustiedot ovat tilaajan yhteystietoja eli nimi, osoite ja puhelinnumero. Tietoihin saattaa lisäksi olla tilaajan pyynnöstä liitetty liittymän käyttäjän nimi sekä operaattorin nimi.

Tilaajan halutessa numeronsa tai osoitteensa pois kaikista yhteystietopalveluista tai muutoksia tietojen sisältöön, tulee hänen ottaa yhteyttä omaan teleoperaattoriinsa. Näin päivitetyt tiedot välittyvät kootusti kaikille yhteystietopalveluiden tarjoajille.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tilaajatietojen käsittely perustuu lakiin Sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) ja tietoja käytetään yhteystietopalvelun muodostamiseksi sekä sen tarjoamista varten.

Fonecta käyttää tilaajatietoja yhteystietopalveluiden ja niihin läheisesti liittyvien lisäarvopalvelujen tuottamiseen ja tarjoamiseen mm. yhteystietojen päivityspalveluihin. Tilaajatietoja hyödynnetään mm. Fonectan sähköisissä palveluissa: www.fonecta.fi ja www.finder.fi sekä Fonecta Caller- ja 020202 Caller-älypuhelinsovelluksissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tilaajatietokannassa olevien henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lakisääteinen velvoite on laki Sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

Säännönmukaiset tietolähteet

Fonecta saa tilaajatietoja sekä suoraan teleoperaattoreilta että Suomen Numeropalvelu Oy:n valtakunnallisesta tilaajatietokannasta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Fonecta luovuttaa tietoja www.fonecta.fi, www.numeronetti.fi ja www.finder.fi sekä Fonecta Caller- ja 020202 Caller-älypuhelinsovellusten kautta niitä käyttäville henkilöille sekä yritysasiakkailleen. Fonectalla on yhteystietopalveluidentarjoajana velvollisuus luovuttaa luettelossa julkaistaviksi ilmoitettuja tietoja myös muille luettelo- ja numeropalveluiden tarjoajille.

Henkilötietojen säilytysaika

Tilaajatietokannan tietoja päivitetään arkipäivisin. Kopiot tietokannoista säilytetään 3 kuukautta reklamaatioiden hoitamisen mahdollistamiseksi ja virheiden korjaamiseksi.

 

Kuluttaja-asiakkaiden asiakasrekisteri

Fonectan kuluttaja-asiakkaiden asiakasrekisteri muodostuu Fonecta-tilin käyttäjäksi rekisteröidyistä luonnollisista henkilöistä, Fonecta Callerin ja 020202 Callerin käyttäjäksi rekisteröityneistä luonnollisista henkilöistä sekä Kotisivukone-palvelun kuluttaja-asiakkaista.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Fonectan palveluihin liittyvien kuluttaja-asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen konserniyhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien sekä asiakasyritysten suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen, profilointiin, segmentointiin taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä mainonnan kohdentamiseen. Henkilötietoja voidaan käyttää myös Fonectan yritystietorekisterin päivittämiseen. Sijaintitietoja käsitellään käyttäjän sijaintiin perustuvien hakutulosten näyttämiseen.

Asiakaspalvelupuhelut tallennetaan osapuolten asiointiin liittyvien oikeuksien turvaamiseksi. Tallenteita käytetään asiakaspalvelun laadun ja osaamisen kehittämiseksi sekä petoksellisen toiminnan ehkäisemiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan Fonecta-tilin rekisteröitymisen hyväksymään sopimukseen, oikeutettuun etuun, lakisääteiseen velvoitteeseen sekä suostumukseen.

• palveluiden tuottamisen, asiakasviestinnän ja laskutuksen osalta käsittelyperusteena on sopimus;
• palveluiden kehittämisen ja käytön analysoinnin sekä perinteisen suoramarkkinoinnin osalta käsittelyperusteena on sopimus sekä oikeutettu etu;
• sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittelyperusteena on suostumus;
• sijaintitiedon osalta käsittelyperusteena on suostumus;
• kohdennetun mainonnan osalta käsittelyperusteena on suostumus sekä oikeutettu etu;
• tositteiden käsittelyn sekä rikosten selvittämisen osalta käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite;
• asiakkaan antamien arviointien osalta käsittelyperusteena on sopimus ja oikeutettu etu.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan yhdistää Fonectan ja sen asiakkaiden sivuilla olevaan evästetunnisteeseen. Evästeisiin tallennetaan Fonectan asiakasrekisteriin perustuvaa ryhmätason tietoa (ennuste- ja ostokäyttäytymisluokat taikka sukupuoli tai ikä). Tiedot pseudonymisoidaan niin, ettei yksittäistä Fonecta-tilin käyttäjää voida henkilökohtaisesti tunnistaa tiedoista tai niiden yhdistelmästä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Fonecta voi käsitellä kuluttaja-asiakkaiden asiakasrekisterissä alla lueteltuja henkilötietoja. Fonecta informoi tietoja kerätessään, mitkä tiedot ovat palveluiden käytön edellytys, ja mitkä tiedot rekisteröity voi antaa halutessaan

• nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista
• Fonectan palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot, tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot, mielenkiinnon kohteet, sekä tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä
• muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot
• tilastolliseen analyysiin perustuvat ennusteet, jotka kuvaavat henkilön ominaisuuksia ja käyttäytymistä
• postiosoite, ammatti, syntymävuosi ja työnantajayrityksen nimi
• asiakaspuheluiden nauhoitus ja asiakaspalvelutilanteisiin (esim. chat) liittyvä muun viestinnän tallennus
• IP-osoite
• sijaintitieto
• syntymäaika (kotisivu/domainasiakkaat) tai henkilötunnus (kun asiakas tilaa fi-verkkotunnusta, Viestintäviraston vaatimus)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Fonecta-tilin rekisteröitymisen yhteydessä, Fonectan palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä, Suomen Numeropalvelu Oy:n tietokannasta, Traficomista sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Fonecta voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa. Lisäksi Fonecta voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, jos rekisteröity on sallinut tällaisen tietojen käsittelyn tai luovuttamisen Fonecta-tilin markkinointilupien kautta.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan, kun rekisteröidyllä on käyttäjätili Fonecta-tili –palvelussa tai 020202 Caller tai Kotisivukone -tilaus aktiivisena.

Rekisteröity voi itse poistaa Fonecta-tilin ja 020202 Callerin palvelun asetuksista. Kotisivukone-tilauksen lopettaminen tapahtuu kyseisen palvelun ehtojen mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja sekä suoramarkkinointitarkoituksiin rekisteröidyn perustietoja ja markkinointitietoja lain sallimissa puitteissa. Fonecta saattaa tietyissä tapauksissa poistaa pitkään epäaktiivisina olleita käyttäjätilejä. Näissä tapauksissa rekisteröidylle pyritään antamaan ennakkoilmoitus mahdollisista poistotoimenpiteistä.

 

Yritysasiakkaiden asiakasrekisteri

Henkilörekisteri muodostuu Fonectaan sopimussuhteessa olevien oikeushenkilöiden (yritykset, julkishallinnon organisaatiot, yhdistykset, säätiöt sekä elinkeinonharjoittajat) yhteyshenkilöistä.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Fonectan yrityspalveluihin liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin sekä palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää Fonectan ja sen konserniyhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien sekä asiakasyritysten suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä verkkomarkkinoinnin kohdistamiseen. Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää myös Fonectan päättäjärekisterin päivittämiseen.

Asiakaspalvelupuhelut tallennetaan osapuolten asiointiin liittyvien oikeuksien turvaamiseksi. Tallenteita käytetään asiakaspalvelun laadun ja osaamisen kehittämiseksi sekä petoksellisen toiminnan ehkäisemiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen sekä rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Oikeushenkilön osalta kerätään yrityksen perustietojen lisäksi seuraavia oikeushenkilön yhteyshenkilöitä koskevia henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot, ammatti
• käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi
• työnantajayrityksen nimi ja y-tunnus
• asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut aloitus- ja lopetustietoineen, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot ja tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä
• tiedot suoramarkkinointiluvista ja –kielloista
• tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• yritysasiakaspalvelun yhteydenotot, tukipyynnöt ja työpyynnöt
• asiakaspuheluiden nauhoitus ja asiakaspalvelutilanteisiin liittyvä muun viestinnän (esim. chat) tallennus
• Traficomin liikennetietojärjestelmän, Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmän ja muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot
• yrityksen ja yrityspäättäjän ominaisuuksia ja käyttäytymistä liike-elämässä kuvaavat tilastolliset ennusteet
• Oma Fonecta käyttäjärekisterin hallintaan liittyvät tiedot
• IP-osoite
• syntymäaika (domainpalveluissa, jos y-tunnusta ei ole saatavilla)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään säännöllisesti asiakassuhteen aikana, Oma Fonecta rekisteröitymisen yhteydessä, Fonectan palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä, Suomen Numeropalvelu Oy:n tietokannasta, Traficomista sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Fonecta voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa. Lisäksi Fonecta voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, jos rekisteröity on sallinut tällaisen tietojen käsittelyn tai luovuttamisen Fonecta-tilin tai Oma Fonecta-palvelun markkinointilupien kautta.

Henkilötietojen säilytysaika

Fonecta säilyttää henkilötietoja aina vähintään asiakassuhteen keston ajan sekä sen jälkeen 8 vuotta, jonka jälkeen asiakassuhteeseen liittyvät yksityiskohtaiset tiedot poistetaan, ellei vireillä ole reklamaatioita tai muita erimielisyyksiä, joiden käsittely edellyttää tietojen käsittelyä.

Tiettyjä tietoja säilytetään tämän ajan jälkeenkin siltä osin kuin on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (kuten kirjanpitolainsäädäntö). Asiakassuhteen päättymisestä huolimatta yritysasiakkaan yhteystietoja voidaan käsitellä suoramarkkinoinnin lähettämiseksi tai ne voidaan luovuttaa Fonectan päättäjärekisteriin tätä varten.

Mikäli rekisteröity kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytetään tieto kiellosta ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa.

Päättäjärekisteri

Fonecta tallentaa yritystietokantaansa yrityksien, julkishallinnon organisaatioiden, yhdistysten, säätiöiden sekä elinkeinonharjoittajien perustietoja, taloustietoja ja toimialaluokituksia sekä näiden päättäjien tietoja. Päättäjärekisteri muodostuu yritystietokannan sisältämistä henkilötiedoista. Päättäjillä tarkoitetaan tässä yhteydessä henkilöitä, jotka asemansa perusteella tekevät työtehtäviinsä kuuluvia päätöksiä työnantajansa nimissä ja lukuun.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Päättäjärekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään Fonectan palveluihin liittyvien yritysasiakassuhteiden luomiseen, ylläpitämiseen, hoitamiseen sekä Fonectan yritysasiakkaille tarjottavien palveluiden tarjoamisessa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Päättäjärekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi sekä käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna. Lisäksi sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) luvun 24 mukaisesti suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt.

Tietosuoja-asetusta tukevan tietosuojalain (1050/2018) pykälä 4 mukaisesti henkilötietoja saa käsitellä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.

Käsiteltävät henkilötiedot

Päättäjärekisteri sisältää tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä, asemaa tai toimintaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä ja sitä käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen:

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• tehtävä ja asema yrityksessä
• markkinointiluvat ja -kiellot
• yrityksen perustiedot ja taustamuuttujat
• yrityksen ja yrityspäättäjän ominaisuuksia ja käyttäytymistä liike-elämässä kuvaavat tilastolliset ennusteet

Lisäksi rekisterissä voi olla rekisteröidyn itsensä antamia tai muutoin rekisteröidyn suostumuksella kerättyjä lisätietoja (esim. rekisteröidyn ammatilliset kiinnostuksen kohteet) ja mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Fonecta hankkii päättäjärekisterissä oleviin yrityksiin, julkishallinnon organisaatioihin, yhdistyksiin, säätiöihin sekä elinkeinonharjoittajiin liittyviä tietoja omien sisäisten tietolähteiden lisäksi tarkoituksenmukaisista ulkoisista tietolähteistä. Pääsääntöiset tietolähteet ovat:

• YTJ (Kaupparekisterin ja verohallinnon yhteinen yritys- ja yhteisörekisteri)
• Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteri
• Suomen Asiakastieto Oy
• Tilastokeskus
• Ficora
• Yritysten verkkosivut

Lisäksi henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisteristä luovutetaan tietoja niille Fonectan yritysasiakkaille, jotka tarvitsevat tietoja lähettääkseen rekisteröidylle tämän työtehtäviin kuuluvaa markkinointia, asiakasviestintää tai muuta tiedottamista. Tietoja voi käyttää myös mielipide- tai markkinatutkimukseen.

Fonectan itse harjoittaman suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän voi kieltää ilmoittamalla siitä Fonectan asiakaspalveluun, puh. 020 692 999 tai asiakaspalvelu@fonecta.com. Lisäksi Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto (”ASML”) ylläpitää telemarkkinointia ja osoitteellista suoramarkkinointia rajoittavia valtakunnallisia Robinson-rekistereitä.

Fonectan luovuttaessa päättäjärekisterin tietoja sovitaan käytön ehdoista Fonectan asiakassopimuksissa ja palvelukohtaisissa käyttöehdoissa.

Henkilötietojen säilytysaika

Fonecta säilyttää henkilötietoja tarpeellisen ajan. Mikäli rekisteröity kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytetään tieto kiellosta ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa.

Fonecta henkilötietojen käsittelijänä

Fonecta tarjoaa yritysasiakkailleen erilaisia palveluja, mm. yhteystieto-, kotisivu-, kohderyhmä-, analytiikka- ja muita palveluita. Palvelumme voivat sisältää asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Näissä tapauksissa Fonectan yritysasiakkaat määrittelevät palvelun käyttöön antamansa henkilötiedot ja toimivat rekisterinpitäjänä. Fonecta toimii yritysasiakkailta tulevien henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee henkilötietoja yritysasiakkaan puolesta ja lukuun. Rekisterinpitäjänä toimivan yritysasiakkaan ja henkilötietojen käsittelijänä toimivan Fonectan toimintaa sääntelee osapuolien välinen palvelusopimus sekä sen liitteenä oleva henkilötietojenkäsittelysopimus.

Yritysasiakkaan ja Fonectan velvollisuudet

Rekisterinpitäjänä toimiessaan yritysasiakas varmistaa henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti. Yritysasiakas arvioi ja määrittää myös henkilötietojen käsittelyn rekisteröidyille aiheuttamat riskit. Lisäksi yritysasiakkaan on rekisterinpitäjänä noudatettava rekisteröityihin liittyvää tiedotusvelvollisuutta.

Fonecta henkilötietojen käsittelijänä suorittaa tietojen käsittelyä rekisterinpitäjän lukuun ja on toteuttanut palvelun osalta riittävät asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimet niin, että käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Muut käyttötarkoitukset

Markkinatutkimukset

Fonecta haluaa jatkuvasti parantaa tuotteitaan ja palveluitaan vastaamaan paremmin asiakkaiden tarvetta. Tämän vuoksi rekisteröityihin voidaan ottaa yhteyttä markkinatutkimuksiin liittyen. Fonecta myös toteuttaa yritysasiakkaiden puolesta markkinatutkimuksia ja asiakastyytyväisyyskyselyjä. Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan kyseistä käyttöä varten ja kerätyt tiedot tuhotaan säännöllisesti. Rekisteröidyllä on aina mahdollisuus valita, haluaako osallistua markkinatutkimukseen tai kyselyyn, eli käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakas- ja koulutustilaisuudet

Fonecta kerää potentiaalisten asiakkaiden henkilö- tai yhteystietoja erilaisiin asiakas- ja koulutustapahtumiin osallistuttaessa. Tiedot kerätään pääsääntöisesti sähköisille lomakkeille ja tallennetaan joko kuluttaja- tai yritysasiakkaisen henkilörekisteriin suoramarkkinointia varten. Rekisteröidyllä on aina mahdollisuus antaa suostumus markkinointilupiin ja Fonectan suoramarkkinointimateriaalin vastaanottoon sekä poistaa suostumus halutessaan.

Fonecta Caller ja 020202 Caller -sovellukset

Fonecta Caller ja 020202 Caller-sovellusten avulla voidaan tehdä erilaisia yhteystietohakuja. Sovellukset ovat toteutettu Android ja iOS -alustoilla toimiville mobiililaitteille. Käyttäjä voi halutessaan päivittää osoitekirjansa puhelinnumeroa vastaavalla osoitetiedolla, joka saadaan Tilaajatietokannan kautta. Sovellukset mahdollistavat myös ajoneuvotietojen haun Traficomin tietokannasta.

Fonecta Caller sovellus tallentaa käyttäjän Fonecta-tilin tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti) sekä palvelun aikaiset käyttötapahtumat taustajärjestelmään käyttäjän hallinnointia ja reklamaatioiden käsittelyn varalta.

020202 Caller sovellus tallentaa käyttäjän tiedot (nimi, puhelinnumero) sekä palvelun aikaiset käyttötapahtumat taustajärjestelmään käyttäjän hallinnointia ja reklamaatioiden käsittelyn varalta.

Kummassakin sovelluksessa käyttäjällä on mahdollisuus valita, käytetäänkö paikkatietoa käyttäjän sijainnin paikantamiseksi.

Evästeet

Tietoa Fonectan ja sen kumppaneiden käyttämistä evästeistä löytyy täältä: Evästeet

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Fonectan tietosuojavastaavaan henkilötietojen käsittelyyn ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä

Fonecta Oy
Tietosuojavastaava Jari Puhakka
Firdonkatu 2T 151, 00520 Helsinki
Sähköposti tietosuoja@fonecta.com

Tiettyjen rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi (oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen poistamiseen) Fonectan rekisterinpitäjänä pitää pystyä tunnistamaan rekisteröity ja vahvistamaan rekisteröidyn henkilöllisyys tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Jos Fonectalla on perusteltua syytä epäillä pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyyttä, voimme pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, myös oikeus pyytää kopio Fonectan käsittelemistä henkilötiedoista.

Tarkastuspyynnön voi lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Fonecta Oy / Tietosuojavastaava
PL 6
00521 Helsinki

Vaihtoehtoisesti tarkastuspyynnön voi esittää sähköisellä lomakkeella. Lomake allekirjoitetaan sähköisellä allekirjoituksella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Tarkastuspyynnön sisältö (kuluttaja-asiakkaiden asiakasrekisteri, tilaajatietokanta):

• Nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Mitkä tiedot haluat tarkastaa
• Missä muodossa haluat tiedot (postitse vai sähköisessä muodossa)

Tarkastuspyynnön sisältö (päättäjätietokanta, yritysasiakkaiden asiakasrekisteri):

• Nimi
• Puhelinnumero
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Yrityksen nimi ja y-tunnus, jossa rekisteröity toimii päättävässä asemassa
• Missä muodossa haluat tiedot (postitse vai sähköisessä muodossa)

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Kun tarvittavat tiedot sisältävä pyyntö on saapunut Fonectalle, vastaamme siihen 30 päivän kuluessa.

Tietojen kysely on maksutonta. Mikäli rekisteröity pyytää useampia jäljennyksiä tai esittää uuden tarkastuspyynnön kuuden (6) kuukauden sisällä edellisestä tarkastuspyynnöstä, Fonecta voi veloittaa hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua.

Yhteystietopalveluiden (esim. fonecta.fi, finder.fi, Fonecta Caller, 020202 Caller) osalta tietojen korjaus- ja poistopyynnöt tulee tehdä suoraan omalle teleyritykselle, jotta pyynnöt välittyisivät myös muille yhteystietopalveluyrityksille. Teleoperaattorit eivät toimita Fonectalle salaisiksi luokiteltuja tai turvakiellon alaisia puhelinnumeroita.

Mikäli rekisteröity on itse lisännyt Fonectan internetpalveluihin muita omia yhteystietojaan, tulee rekisteröidyn itse huolehtia, että ne ovat oikein ja ajan tasalla.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai niitä käsitellään lainvastaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut. Suostumukseen perustuva henkilötietojen käyttö Fonectan palveluissa liittyy suoramarkkinointiin Fonecta-tili ja Oma Fonecta-palveluissa.

Luonnollinen henkilö voi hallinnoida itse markkinointilupia Fonecta-tilin asetusten kautta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröity voi tietosuojalainsäädännön mukaisesti saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita Fonecta käsittelee automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.

Fonecta suorittaa palveluidensa osana asiakkaidensa profilointia, jolla pyritään parantamaan käyttökokemusta ja kohdentamaan markkinointia ja mainontaa. Asiakkaalla on mahdollisuus Fonecta-tilin kautta poistaa profiloinnin mahdollisuus.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Oikeusministeriön yhteydessä toimii kansallisena valvontaviranomaisena tietosuojavaltuutettu. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tietoturva

Fonecta huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Fonectan ohjeistuksia toteutetaan muun muassa ennakoivan riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteiden ja palveluiden suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöä. Lisäksi Fonecta työskentelee jatkuvasti sisäänrakennetun tietosuojan ja oletusarvoisen tietosuojan toteuttamiseksi liiketoiminnassaan.

Fonecta, kuten ei mikään mukaan yritys, ei voi tarjota täydellistä tietoturvaa. Jokaisen Fonectan asiakkaan on myös itse huolehdittava omasta tietoturvastaan tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi huolehtimalla ajantasaisten virus- ja palomuuripalveluiden käytöstä ja käyttöjärjestelmien päivityksistä. Kun käyttäjä on valinnut tai Fonecta on antanut käyttäjän valita salasanan, jolla pääset kirjautumaan tiettyihin Fonectan palveluihin, käyttäjä on itse velvollinen pitämään salasanan salassa.

Asiakaspalvelupuheluiden tallentaminen tapahtuu tietoturvallisesti tietosuoja-asetuksen ja muiden säädösten puitteissa eikä tallenteita käytetä muihin tarkoituksiin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Puheluiden taltiointeja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt, joita koskee vaitiolovelvollisuus.

Fonecta kouluttaa jatkuvasti henkilökuntaa tietosuoja-asioissa ja työntekijöillä on tiukat ohjeistukset käsitellä kaikkia henkilötietoja Tietosuojasäännösten mukaisesti.

Fonecta-konserni on nimennyt tietosuojavastaavaksi Jari Puhakan, jolla on kokonaisvastuu henkilötietojen hallinnasta Fonecta-konsernissa. Rekisteröidyt voivat ottaa yhteyttä Fonectan tietosuojavastaavaan lähettämällä sähköpostin osoitteeseen tietosuoja@fonecta.com.

Henkilötietojen jakaminen

Fonecta luovuttaa henkilötietoja rekisterikohtaisesti kerrotun mukaisesti.

Henkilötietojen jakaminen alihankkijoille

Fonectalla on oikeus käyttää palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, esimerkiksi ICT-palveluiden tarjoajia. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Jos Fonecta jakaa henkilötietoja alihankkijalle, joka on henkilötietojen käsittelijä, Fonecta solmii aina käsittelysopimukset henkilötietojen käsittelijän kanssa, jotta henkilötietojen hallinta säilyy ja jotta henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Tietosuojasäännösten mukaisesti ja turvallisesti.

 

Henkilötietojen käsittely EU/ETA-alueen ulkopuolella

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, esim. Yhdysvaltoihin (Google, Facebook ja LinkedIn), Fonecta varmistaa, että EU komissio on hyväksynyt kohdemaan tietosuojan tason asianmukaiseksi tai sopimalla siirrosta EU komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.

Muutokset

Tämä Tietosuojaseloste korvaa kaikki aikaisemmat versiot. Fonecta päivittää tätä Tietosuojaselostetta toimintansa ja palveluidensa kehittymisen myötä. Päivitykset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Päivitykset voi tarkistaa Fonectan verkkosivustolta, jossa näytetään aina viimeisin Tietosuojaseloste. Fonecta voi lisäksi, mikäli katsoo sen olevan tarkoituksenmukaista, ilmoittaa rekisteröidyille Tietosuojaselosteen muutoksista sähköisellä ilmoituksella.

Viimeisin päivitys: 26.11.2021